Protection des données personnelles
Prestations de psychogénéalogie analytique et exploratoire et recherches généalogiques
1. Objet de la notice
Cette notice explique comment « Ce qui se trame » collecte, utilise, protège et conserve les données personnelles nécessaires aux échanges préalables, aux prestations de psychogénéalogie, aux analyses approfondies d’arbres et aux recherches généalogiques. Elle complète le devis, les conditions générales de vente et le document d’information et de consentement.
Elle concerne les données du client ainsi que, dans la mesure strictement nécessaire au travail demandé, certaines informations relatives à des membres vivants de sa famille. Les informations concernant exclusivement des personnes décédées ne relèvent pas du RGPD, mais elles restent traitées avec discrétion et dans le respect des règles applicables aux archives, aux documents et aux droits des tiers.
2. Responsable du traitement
Responsable : Sandrine Wuilleme, entrepreneuse individuelle, exerçant sous le nom « Ce qui se trame ».
Adresse professionnelle : 7 rue des Corbières, 66430 Bompas
SIREN : 443 323 332
Courriel pour les données personnelles : contact@cequisetrame-psychogenealogie.fr
3. Données susceptibles d’être traitées
3.1 Données du client
identité, coordonnées, disponibilités et échanges relatifs à la > demande ;
devis, contrat, factures, échéancier et confirmation des paiements ;
questionnaire préparatoire, notes de séances, demandes, ressentis et > éléments du vécu volontairement communiqués ;
arbre généalogique, liens de parenté, dates, lieux, événements > familiaux, récits, documents et sources transmis ;
rapport, synthèses, hypothèses de travail, demandes de rectification > et échanges de suivi.
3.2 Données sensibles
La démarche peut conduire le client à évoquer des informations relatives notamment à sa santé, ses origines, ses convictions, sa vie sexuelle ou son orientation sexuelle. Ces données ne sont utilisées que si elles sont pertinentes pour la demande et si le client a donné le consentement explicite prévu dans le document d’information et de consentement. Le client peut retirer ce consentement à tout moment ; ce retrait peut rendre impossible la poursuite de tout ou partie de la prestation lorsque les informations concernées sont indispensables au travail demandé.
3.3 Informations relatives aux proches vivants
Un arbre peut contenir des informations sur des proches qui ne sont pas clients. Seules les données nécessaires à la compréhension de la structure familiale et de la demande doivent être transmises. « Ce qui se trame » n’utilise pas ces informations pour contacter les proches, prendre une décision à leur sujet, les évaluer ou leur attribuer une interprétation certaine.
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PRÉCAUTION INDISPENSABLE Le client ne doit pas transmettre de données sensibles concernant un proche vivant sans l’autorisation de cette personne ou sans avoir vérifié avec « Ce qui se trame » qu’une autre justification légale permet leur utilisation. En cas de doute, l’information doit être anonymisée ou ne pas être transmise. Toute donnée reçue sans nécessité suffisante pourra être supprimée ou anonymisée. |
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4. Finalités et bases juridiques
| Utilisation | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|
| Prise de contact et devis | Répondre à la demande, vérifier l’adéquation de la prestation et préparer le contrat. | Mesures précontractuelles demandées par la personne. |
| Gestion et réalisation de la prestation | Planifier les rendez-vous, conduire l’accompagnement ou l’analyse, réaliser les recherches prévues et assurer le suivi. | Exécution du contrat. |
| Données sensibles du client | Prendre en compte les seuls éléments sensibles utiles à l’exploration demandée. | Exécution du contrat et consentement explicite au titre de l’article 9, paragraphe 2 a), du RGPD. |
| Données de proches vivants | Comprendre les liens et événements familiaux strictement nécessaires au travail demandé. | Intérêt légitime à exécuter une analyse familiale limitée, sous réserve des droits des personnes et de la minimisation des données. Aucune donnée sensible n’est traitée sans exception valable prévue par l’article 9 du RGPD. |
| Facturation et comptabilité | Émettre les factures, suivre les règlements et respecter les obligations fiscales et comptables. | Obligation légale et exécution du contrat. |
| Preuve, sécurité et litiges | Sécuriser les accès, traiter les réclamations et établir ou défendre des droits. | Intérêt légitime et, selon le document, obligation légale. |
Aucune donnée n’est vendue. La présente notice ne couvre pas une éventuelle lettre d’information ou prospection électronique : si un tel service est créé, il fera l’objet d’une information et, lorsque la loi l’exige, d’un consentement distinct.
5. Origine des données
Les données proviennent principalement du client : formulaire, courriel, entretien, arbre, documents familiaux et pièces d’archives qu’il transmet. Les recherches généalogiques peuvent aussi utiliser des archives publiques ou communicables, des bases de données généalogiques, des publications et d’autres sources licitement accessibles. Le rapport distingue autant que possible les faits vérifiés, les récits familiaux et les hypothèses.
6. Destinataires et prestataires
Les données sont accessibles à Sandrine Wuilleme et, uniquement dans la mesure nécessaire à leurs missions, aux prestataires chargés de la facturation, du paiement, de la messagerie, de la visioconférence, du stockage sécurisé, de la maintenance informatique, de la comptabilité ou du conseil juridique. Ces prestataires n’agissent pas pour leurs propres finalités lorsque leur rôle est celui d’un sous-traitant.
Prestataire de facturation : Pennylane.
Prestataire de paiement par carte : Stripe (lien de paiement sécurisé).
Prise de rendez-vous : Cal.com.
Messagerie, visioconférence et stockage : kSuite Pro (Infomaniak) — messagerie et stockage ; kMeet (Infomaniak) — visioconférence
Les données peuvent également être communiquées aux autorités ou organismes habilités lorsqu’une disposition légale l’impose. Elles ne sont pas communiquées à la famille du client sans son accord, sauf obligation légale.
7. Transferts hors de l’Espace économique européen
Les outils numériques utilisés comprennent Pennylane, Stripe, Cal.com et les services Infomaniak. Selon le service et sa configuration, certaines données peuvent être traitées hors de l’Espace économique européen. Les garanties applicables sont celles prévues par le RGPD et précisées dans les engagements contractuels et notices de confidentialité des prestataires concernés.
8. Durées de conservation
| Catégorie | Durée retenue |
|---|---|
| Demandes sans suite et devis non acceptés | Six mois après le dernier échange, sauf obligation ou litige justifiant une conservation plus longue. |
| Dossier contemporain d’accompagnement ou d’analyse | Pendant la prestation, puis un an après la clôture du dossier. À l’issue, le contenu est supprimé ou anonymisé. |
| Arbres et documents comprenant des personnes vivantes | Même durée que le dossier contemporain, sauf obligation légale, demande justifiée de la personne concernée ou nécessité de défense d’un droit. |
| Devis, contrats, consentements et échanges constituant une preuve | Cinq ans après la fin de la relation contractuelle, dans un archivage séparé et à accès limité. |
| Factures et pièces comptables | Dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. |
| Données de paiement | « Ce qui se trame » conserve le statut du règlement et la facture selon la durée comptable. Les données complètes de carte sont traitées par le prestataire de paiement selon sa propre notice. |
| Travaux portant exclusivement sur des personnes décédées | Ils ne relèvent pas du RGPD. Les notes, transcriptions, chronologies et productions peuvent être conservées dans le fonds de recherche professionnel, dans le respect des droits applicables aux sources et documents. |
La clôture du dossier correspond à la dernière restitution, au dernier rendez-vous prévu ou à la notification de fin de prestation. Une conservation plus longue n’est possible que si elle est imposée par la loi ou strictement nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit ; les données concernées sont alors isolées de l’usage courant.
9. Droits des personnes
Selon la base juridique et la situation, toute personne concernée peut demander l’accès à ses données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur utilisation ou leur portabilité. Elle peut s’opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à sa situation particulière. Elle peut retirer à tout moment son consentement pour l’avenir, sans remettre en cause la licéité des opérations déjà réalisées.
Ces droits s’exercent auprès de « Ce qui se trame » à l’adresse indiquée à l’article 2. Une preuve d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur et sera utilisée uniquement pour cette vérification. Une réponse sera apportée en principe dans un délai d’un mois, sous réserve des prolongations prévues par le RGPD.
Une personne estimant que ses droits ne sont pas respectés peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou utiliser le service de plainte disponible sur www.cnil.fr.
10. Confidentialité et sécurité
« Ce qui se trame » met en œuvre des mesures adaptées à la sensibilité des informations : accès limité, mots de passe robustes, verrouillage des appareils, sauvegardes maîtrisées, transmission prudente des documents et suppression planifiée. Les visioconférences ne sont pas enregistrées par « Ce qui se trame » ; tout enregistrement exceptionnel nécessiterait une information préalable et un accord distinct.
Le client est invité à utiliser un moyen de transmission convenu, à éviter les messageries partagées et à ne pas envoyer de documents familiaux plus complets que nécessaire. Aucun système ne garantissant une sécurité absolue, toute violation susceptible d’engendrer un risque sera traitée conformément aux obligations applicables.
11. Décision automatisée et réutilisation
Aucune décision produisant un effet juridique ou affectant significativement une personne n’est prise exclusivement par un procédé automatisé. Les informations d’un dossier client ne sont pas réutilisées dans une formation, une publication, un cas clinique, une démonstration ou le développement d’un outil sans anonymisation suffisante ou autorisation distincte lorsque celle-ci est nécessaire.
12. Mise à jour de la notice
Cette notice pourra évoluer en cas de modification des prestations, des outils ou de la réglementation. La version applicable est celle remise au client lors de la conclusion du contrat. Une modification importante affectant un dossier en cours sera portée à la connaissance du client avant sa mise en œuvre.